เมื่อเทคโนโลยีเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวก และตรวจสอบความถูกต้องในองค์กรได้ง่ายขึ้น ทำให้ระบบลงเวลางานแบบเดิม อาจไม่ตอบโจทย์ด้านความถูกต้อง ความปลอดภัย และประสิทธิภาพในการบริหารบุคลากรได้อีกต่อไป 

ดังนั้น ลองมาดูเช็กลิสต์ 5 ข้อที่เป็นสัญญาณว่า องค์กรของคุณควรอัปเกรดไปใช้ ระบบลงเวลาทำงานดิจิทัล เพื่อให้ HR และพนักงานทำงานได้ง่ายและแม่นยำยิ่งขึ้น

1.พนักงานลงเวลาแทนกันบ่อย

หนึ่งในปัญหาที่พบได้บ่อย คือ การลงเวลาแทนกัน ทำให้ HR ไม่สามารถตรวจสอบเวลาเข้า-ออกงานที่แท้จริงของพนักงานได้ ส่งผลให้ข้อมูลขาดความน่าเชื่อถือ 

ด้วยเหตุนี้ การเปลี่ยนมาใช้ระบบที่มีการยืนยันตัวตนชัดเจน เช่น การสแกนใบหน้า สแกนลายนิ้วมือ หรือลงเวลาผ่านระบบ GPS จะเข้ามาลดช่องโหว่ได้ดี

2.HR ใช้เวลารวบรวมข้อมูลหลายวัน

หาก HR ยังต้องรวบรวมข้อมูลจากเอกสารหลายแหล่ง หมายความว่าระบบเดิม อาจไม่ตอบโจทย์การบริหารงานอีกต่อไป เพราะนอกจากจะเสียเวลาแล้ว ยังเพิ่มโอกาสเกิดที่ข้อมูลจะผิดพลาด

3.คำนวณ OT และเงินเดือนผิดพลาด

เมื่อข้อมูลเวลาเข้า-ออกงานเกิดความคลาดเคลื่อน ย่อมส่งผลกระทบต่อการคำนวณเวลาทำงาน วันลา และเงินเดือน ทั้งยังกระทบต่อภาพลักษณ์ และความน่าเชื่อถือขององค์กรโดยตรง ทำให้เกิดข้อโต้แย้งระหว่างพนักงานกับองค์กร 

ดังนั้น การใช้ระบบลงเวลางาน ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบ Payroll จะช่วยให้การคำนวณเป็นไปอย่างแม่นยำ และลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยตนเอง

4.พนักงานไม่ได้เข้าออฟฟิศทุกวัน

ในปัจจุบันหลายองค์กร ปรับมาใช้รูปแบบการทำงานแบบ Hybrid และ Work from Home กันมากขึ้น ทำให้ระบบลงเวลาแบบเดิม ไม่สามารถรองรับการทำงานที่ยืดหยุ่นได้ จึงเป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่มากกว่า

5.ข้อมูลลงเวลาไม่ตรงกับความจริง

หากพบว่าข้อมูลเวลาเข้า-ออกงาน ไม่สอดคล้องกับความเป็นจริง หรือไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ อาจสะท้อนว่าระบบที่ใช้อยู่ มีข้อจำกัดด้านความโปร่งใส ซึ่งอาจส่งผลต่อการประเมินผลการทำงานโดยตรง

ดังนั้น การเปลี่ยนมาใช้ระบบ Time attendance ที่สามารถบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์ พร้อมเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้เป็นระบบ จะช่วยให้องค์กรบริหารงานได้ง่ายยิ่งขึ้น

ขอบคุณข้อมูลจาก https://cloud-ta.com/